Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 12.05.2022/Pykälä 49

Kunnanhallitus 25.04.2022 § 109 

Valmistelija Hallintojohtaja Maria Vaittinen:

 Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta tiedottaa tiedonhallintayksiköitä toimenpiteitä varten, että julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa (906/2019, tiedonhallintalaki) säädettyjä siirtymäaikoja päättyi vuoden 2021 lopussa. Sovellettavat säännökset aiheuttavat muutoksia asiakirjojen käsittelytapaan siten, että viranomaiselle saapuvat pysyvästi säilytettävät tai arkistoitavat asiakirjat on muutettava pääsääntöisesti sähköiseen muotoon. Viranomaisen laatimat asiakirjat on säilytettävä pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Viranomaisen tietyt tietoaineistot on oltava saatavilla myös koneluettavassa muodossa. Vuoden 2022 alusta myös asianhallintaan ja palvelujen tiedonhallintaan vaikuttavia säännöksiä tuli sovellettavaksi.

 Kansallisarkisto on antanut 22.12.2021 määräyksen arkistoitavien asiakirjojen muodosta (KA/15906/07.01.01.00/2021). Määräyksen tavoitteena on, että lähtökohtaisesti kaikki 1.1.2022 alkaen arkistoitavat eli arkistolain mukaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa, eikä niitä enää tulosteta analogiseen muotoon.

 Kansallisarkiston määräys kytkeytyy tiiviisti tiedonhallintalain 19 §:ään, jonka siirtymäaika päättyi 1.1.2022. Lähtökohta sekä laissa että uudessa määräyksessä on, että jatkossa julkisessa hallinnossa muodostuvat tietoaineistot ja asiakirjat arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa.

 Simon kunta on mukana Oulunkaaren kuntien yhteisessä sähköisen arkistoinnin projektissa. Jokainen hallinnon ala vastaa oman materiaalinsa arkistoinnista ja säilytyksestä. Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin sähköistäminen on merkittävä muutos julkisella sektorilla ja vaatii myös kunnilta mittavaa työpanosta eikä kaikilta osin ole toteutettavissa oman työn ohella.

Hallintosäännön 7 luku käsittelee Asiakirjahallinnon järjestämistä.

55 § Kunnanhallituksen asiakirjahallinnon tehtävät

Kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä

1. vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta,

2. määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan,

3. antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja

asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen

asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä,

4. päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eAMS, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta) sekä

5. nimeää kunnan arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät, mikäli hallintosäännössä ei ole määrätty rekisterinpitäjää.

56 § Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät

Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa kunnanhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä

1. vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta,

2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kunnan tiedonhallintaa,

3. hyväksyy kunnan tiedonohjaussuunnitelman,

4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista,

5. laatii kunnan asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä

6. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.

57 § Lautakunnan/toimialan asiakirjahallinnon tehtävät

Lautakunta/toimiala huolehtii oman toimialansa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti sekä nimeää asiakirjahallinnon vastuuhenkilön omalla toimialallaan.

Lisätietoaineisto Yleiskirje tiedonhallintayksiköille

Esittelijä Kunnanjohtaja Vivi Marttila

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää nimetä asiakirjahallinnosta vastaavaksi viranhaltijaksi hallintojohtajan sekä keskushallintopalveluiden arkistoasioista vastaavaksi työntekijäksi keskushallintopalveluiden toimistosihteeri Paula Tikkasen.

Lisäksi kunnanhallitus edellyttää, että tekninen lautakunta ja sivistyslautakunta nimeää alaisuudesta arkistoasioista vastaavat työntekijät.

Lisäksi kunnanhallitus toteaa, että kyseiset henkilöt osallistuvat sähköisen asiakirjahallinnon ja arkistoinnin projektiin.

Päätös Hyväksyttiin.

Sivistyslautakunta 12.05.2022 § 49  

1455/07.01.03.01/2022  

Valmistelija Vs. sivistystoimenjohtaja Hanna Tikka

Esittelijä vs. Sivistystoimenjohtaja Tikka Hanna

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää nimetä sivistyspalveluiden arkistoasioista vastaavaksi työntekijäksi sivistystoimen palvelualueen toimistosihteeri Seija Sunnarin.

Päätös Hyväksyttiin.