Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 29.09.2022/Pykälä 109

Sivistyslautakunta 29.09.2022 § 109  

1660/01.01.01.00/2022  

Valmistelija Sivistystoimenjohtaja Hanna Tikka

Simon kunnan palveluksessa olevan toimistosihteerin määräaikaisuus päättyy 30.11.2022. Tarve toimistosihteerille on sivistyspalveluiden puolella jatkuva. Toimistosihteeri on tehnyt nyt pääasiassa sivistyspalveluiden tehtäviä noin 70 %. Sivistyspalvelut kattavat kirjaston, varhaiskasvatuksen, koulut, lukion ja vapaa-aikatoimen.  Loput työajasta on jakaantunut keskushallinnon ja teknisen palvelualueen kesken. Tarve vaihtelee vuoden rytmistä riippuen. Sivistyspalveluiden toimialue on erittäin laaja ja se työllistää suurimman osan kunnan henkilöstöstä. Perusopetuksen, lukion ja varhaiskasvatuksen henkilöstömäärä on yhteensä 80, oppilaita perusopetuksessa on 284, lukiossa opiskelijoita 70 ja varhaiskasvatuksessa lapsia 96. Tällä hetkellä pelkästään sivistyspalveluiden ja koulutoimen tehtävissä työskentelee vain yksi vakituinen toimistosihteeri, joka hoitaa perusopetuksen eli Simon koulun ja Maksniemen koulun, Simon lukion ja varhaiskasvatuksen toimistosihteerin tehtävät. Kyseisen toimistosihteerin tehtäväkenttä on laajentunut viime vuosien aikana merkittävästi niin oppilas-, henkilöstö- kuin taloushallinnon alalla.

Valtion vaatimukset kuntien palveluiden sähköistämiseen ja raportoimiseen liittyen ovat lisääntynet viimeisen vuosikymmenen aikana. Valtio edellyttää kuntia ottamaan käyttöön jatkuvasti uusia sähköisen asioinnin, arkistoinnin ja raportoinnin muotoja niin sivistyspalveluissa, hallinnossa kuin teknisellä osastolla.Valtio ei kuitenkaan osallistu kyseisten projektien rahoittamiseen eikä resursoimiseen. Monella pienellä kunnalla on suuria haasteita selvitä valtion asettamista vaatimuksista.Esimerkiksi taloushallinnon raportointivaatimuksia on muutettu lähes vuosittain ja vaatimustaso taloushallinnon raportoinnin suhteen kasvaa koko ajan. Sivistystoimen määräaikainen toimistosihteeri on osallistunut kunnassa taloushallinnon ja sähköisen arkistoinnin koulutuksiin sekä perehdyttämisiin. Sivistyspalveluiden toimistosihteerin nykyisten tehtävien hoitaminen vaatii pysyvää resurssin lisäämistä.

Kunnan toimistosihteeriresurssi on tällä hetkellä erittäin tiukka ja toimistosihteerin lisäpanokselle on tarvetta. Keskushallinnon osalta toimistosihteeri osallistuu erityisesti talousarvion, tilinpäätöksen ja vaalitoimien valmisteluun. Teknisellä palvelualueella Simon vuokratalojen korkea käyttöaste on vaatinut lisätyöpanosta. Simon kunta on hankkinut talous- ja henkilöhallinnon palvelut sekä ICT palvelut Oulunkaaren kuntayhtymältä. Oulunkaaren kuntapalvelutoimiston palkkalistoilla on 45 asiantuntijaa, jotka tarjoavat kunnille asiantuntijapalveluita talous- ja henkilöstöhallintoon sekä ICT palveluihin liittyen.Oulunkaaren kuntayhtymä lakkautetaan, mikä on näkynyt palveluiden saatavuudessa jo vuoden 2022 aikana. Jatkossa talous- ja henkilöhallinnonpalvelut hankitaan Monetra Oulu Oy:lta ja ICT-palvelut LapIT:lta. Oulunkaaren toteuttamassa liikkeenluovutuksessa valtaosa asiantuntijoista, jotka ovat tarjonneet palveluita Simon kunnalle, siirretään Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle POPsotelle. Kuntaa jää tämän seurauksena osaamistyhjiö, jota uudet toimijat Monetra Oulu ja LapIT eivät voi paikata.

Organisaatiomuutos sekä laajentunut tehtäväkenttä lisäävät kunnan toimistosihteerien tarvetta. Simon kunnassa on kahdeksan toimistosihteerin tointa, joista tällä hetkellä on vakituisessa toimessa kuusi toimistosihteeriä sekä yksi määräaikainen, jonka työsuhdetta ollaan nyt vakinaistamassa. Vakinaistamisen jälkeen kuntaan jää edelleen yksi toimistosihteerin toimi avoimeksi. Lautakunta päättää alaisuudessaan olevien vakinaisten viran- ja toimenhaltijoiden ja yli 12 kuukauden määräaikaisen henkilöstön valinnasta.

Lisätietoaineisto      Simon kunnan käytössä olevat sähköiset ohjelmat

Esittelijä Sivistystoimenjohtaja Hanna Tikka

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää vakinaistaa määräaikaisen toimistosihteerin työsuhteen 1.12.2022 alkaen.

Päätös Hyväksyttiin.