Kunnanvaltuusto
Pöytäkirja 11.12.2023/Pykälä 85

Tarkastuslautakunta 19.10.2023 § 37 

Tarkastuslautakunta valmistelee kunnanhallituksen sijasta hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat valtuuston päätettävät asiat (KuntaL93 § ja 121 §). Tarkastuslautakunnan valmistelutehtäviin kuuluu mm. tilintarkastajan valintaa koskevan päätösehdotuksen valmistelu. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on järjestää tilintarkastajan valintaa koskeva tarjouskilpailu ja tehdä valtuustolle ehdotus valittavasta tilintarkastusyhteisöstä sekä valvoa tilintarkastussopimuksen noudattamista. Valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHT-tilintarkastaja). Tilintarkastajat toimivat tehtävissään virkavastuulla.

Tilintarkastusyhteisön toimikausi ei ole sidottu tarkastuslautakunnan ja valtuuston toimikauteen, vaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden ajaksi (kuntalaki 122 §).

Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016).

Kuntalain 122.2 §:n mukaan kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä, esimerkiksi konsernin suuri koko. Tarkastuslautakunnan toiminta tarjouskilpailun järjestäjänä koko kuntakonsernin puolesta perustuu kuntalakiin (121.2 § kohta 4). Sen mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Tarkastuslautakunnan on siten perusteltua kilpailuttaa tytäryhteisöjen tilintarkastus samanaikaisesti ja vastaavaksi ajanjaksoksi kuin kunnan tilintarkastuspalvelut.

Voimassa oleva sopimus tilintarkastuspalveluista päättyy, kun vuoden 2023 tilintarkastus on loppuun suoritettu ja tilinpäätös on hyväksytty. Näin ollen on tarve kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut tuleville tilikausille. Perinteisesti sopimuksen kesto on määräytynyt valtuustokauden pituuden mukaisesti.

Tarjouspyyntö on valmisteltu vuosille 2024-2028 kosken kuntaa ja kunnan määräysvallan alaisia tytäryhtiöitä. Kunta varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta yhden vuoden pituisella optiokaudella. Option käyttöönotosta osapuolet sopivat erikseen kirjallisesti viimeistään kesäkuussa 2028.

Hyväksyttävän tarjouksen kokonaishinta ja hankinta tilintarkastuspalveluista sopimuskaudella alittaa hankintalain 25 §:ssä tarkoitetun kansallisen kynnysarvon 60 000 euroa.

Lautakunta suorittaa tarjousvertailun ja pisteytyksen tarjouspyynnön mukaisesti.

Tarjoukset pyydetään toimittamaan tarkastuslautakunnalle 16.11.2023 klo 15.00 mennessä.

Lisätietoaineisto Tarjouspyyntö ja hintalomake

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta
1. hyväksyy tarjouspyynnön ja hintalomakkeen.
2. valtuuttaa hallintojohtajan tekemään siihen tarvittaessa teknisiä muutoksia.
3. hyväksyy, että tarjouspyyntö julkaistaan kunnan internet-sivulla sekä Hilma-julkisten hankintojen palvelussa.

Päätös Tilintarkastaja Eetu Rantakeisu poistui kokouksesta pykälän käsittelyn ajaksi (toimeksiantojäävi). Pöytäkirjanpitäjäksi valittiin Helena Hamari tämän pykälän ajaksi. Hallintojohtaja esitteli tarjouspyyntöä. Tilikauden 2024 tarkastuksesta eteenpäin valitaan 5 vuodeksi + 1 optiovuosi. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja on mukana tarjousten avaustilaisuudessa, josta laaditaan avauspöytäkirja.

Tarkastuslautakunta
1. hyväksyy tarjouspyynnön ja hintalomakkeen.
2. valtuuttaa hallintojohtajan tekemään siihen tarvittaessa teknisiä muutoksia.
3. hyväksyy, että tarjouspyyntö julkaistaan kunnan internet-sivulla sekä Hilma - julkisten hankintojen palvelussa.

Tarkastuslautakunta 20.11.2023 § 45 

 Tarjouspyyntö on Cloudia-järjestelmän kautta lähetetty Hilma-järjestelmään 23.10.2023. Tarjouksen jättöaika oli 15.11.2023 klo 15. Tarjouspyyntöön pystyi esittämään kysymykset 13.11.2023 klo 10 mennessä.

Tarjousten avaustilaisuus on 16.11.2023 klo 9 ja tilaisuuteen on kutsuttu tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Jouni Kalmakoski, hallintojohtaja Mirja Klasila, kiinteistötyönjohtaja Seppo Arola ja keskushallintopalvelujen toimistosihteeri Paula Tikkanen.

Lisätietoaineisto Tarjousten avauspöytäkirja

 Yhteenveto tarjouksista

Päätösehdotus Tarjoukset esitellään kokouksessa. Tarkastuslautakunta valitsee Simon kunnan ja sen tytäryhtiöiden hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen suorittajan vuosille 2024 - 2028.

Päätös Pöytäkirjan pitäjäksi valittiin Helena Hamari.  Eetu Rantakeisu jääväsi itsensä tämän pykälän ajaksi.  Hallintojohtaja Mirja Klasila esitteli saapuneet tarjoukset hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista.  Tarjoukset on avattu 17.11. ja tehty avauspöytäkirja joka on pöytäkirjan liitteenä.  Samoin tarjousten vertailu ja pisteytys liitteenä.
Tarkastuslautakunta päätti esittää valtuustolle, että Simon kunnan tilintarkastusyhteisöksi vuosiksi 2024-2028 + optio 1 vuosi, valitaan kokonaistaloudellisessa vertailussa parhaimman pistemäärän saanutta KPMG Oy Ab ja vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT, KH Katri Hokkanen.

Kunnanvaltuusto 11.12.2023 § 85  

2093/00.01.01.03/2023  

Päätösehdotus Valtuusto päättää valita Simon kunnan tilintarkastusyhteisöksi vuosille 2024 - 2028 + optio 1 vuosi kokonaistaloudellisessa vertailussa parhaimman pistemäärän saavuttaneen KPMG Oy Ab:n ja vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT, KH Katri Hokkasen.

Päätös Hyväksyttiin.