Kunnanhallitus
Pöytäkirja 22.01.2024/Pykälä 23

Kunnanhallitus 17.04.2023 § 87 

Kunnanhallitus 27.02.2023 § 45 

Valmistelija Kunnanjohtaja Vivi Marttila, sivistystoimenjohtaja Hanna Tikka ja tekninen johtaja Ilkka Soukka

Yhteinäiskoulun suunnittelua on jatkettu. Ohjausryhmä on suunnittelukokouksessaan 10.2. päättänyt esittää poliittiselle ohjausryhmälle, että yhtenäiskouluinvestointia lähdettäisiin toteuttamaan kokonaisuutena tehtyjen suunnitelmien mukaisesti. Poliittinen ohjausryhmä on kokouksessaan 20.2.2023 hyväksynyt ohjausryhmän esittämän linjauksen yhtenäiskouluinvestoinnin toteuttamisesta kokonaisuutena sekä linjannut  hankkeen aikataulutuksen esitettäväksi kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle investointipäätöksen hyväksymistä varten.

Rahoitusvaihtoehdoista on omaan taseseen rakentaminen lähtökohtaisesti edullisin vaihtoehto. Painelaskelmat on laskettu omaan tasesseen rakentamisvaihtoehdolla ja uuden yhtenäiskoulun 30 vuoden tasapoistoajalla sekä 30 vuoden pitkäaikaisella lainoituksella.

Rahoitusvaihtoehtoja tarkasteltaessa on noussut esiin yhtenä mahdollisuutena hieman edullisempi ns. "vihreä rahoitus", jossa rakennukselta edellytettäneen maalämpöä ja/tai aurinkoenergiaa. Karsitusta hankesuunnitelmasta on poistettu  kaukolämmön oheen 50 % maalämpövaraus sekä aurinkoenergia ei ole huomioitu. Maalämmön ja aurinkoenergian perustamiskustannukset ovat yhteensä n. 290.000 euroa. Valmistelijat esittävät kunnanhallitukselle, että hankesuunnitelmaan lisättäisiin em. varaukset takaisin ja hankkeen investointimääräksi hyväksyttäisiin 11,20 milj. euroa.

Hankkeen perustamiskustannusten tarkennettu budjetti on 11.200.000 euroa, toiminnan varustaminen ja kalustus 1.000.000 euroa.

Hankkeen päivitetty kokonaisbudjetti edellyttää talousarvion investointiosan muuttamista seuraavasti:

Hankesuunnitelman sekä aikaisemmat investointiosan muutokset johtavat myös TA2023 rahoituslaskelman muutokseen ja pitkäaikaisen lainannoston lisätarpeeseen 500.000 eurolla, jolloin TA2023 pitkäaikaiaisen lainan nostotarve on yhteensä 1.600.000 euroa.

Hankeaikataulu tarkennettu:

Hankesuunnittelu 9/2022-2/2023

Kilpailutusvaihe 4/2023-10/2023

Suunnittelu ja toteutusvaihe 11/2023-11/2025

Käyttöönottovaihe 11/2025-1/2026

Ennen varsinaista hankkeen kilpailutusvaihetta on tapana pitää ns. markkinavuoropuhelu, jonka ajankohdaksi poliittinen ohjausryhmä esittää  16.3.2023.

Lisätietoaineisto Simon kouluinvestoinnin painelaskelma 31.1.2023

 Hankesuunnitelma 22.2.2023

Esittelijä Kunnanjohtaja Vivi Marttila

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä poliittisen ohjausryhmän linjaukset ja muutetun 11,20 milj. euron hankesuunnitelman ja esittää valtuustolle, että se päättäisi
1. hyväksyä hankkeen taloudellisen painelaskelman investointipäätöksen pohjatiedoksi,
2. hyväksyä Simon yhtenäiskouluinvestoinnin hankesuunnitelman ja toteuttamisaikataulun,
3. hyväksyä TA2023-TS2025 investointiosan muutokset päivitetyn 11,20 milj. euron  hankesuunnitelman mukaisesti siten, että Aseman uusi kouluinvestointi:
TA2023 varataan 800 000 euroa,
TS2024 varataan 5 200 000 euroa ja
TS2025 varataan 5 200 000 euroa,
4. hyväksyä TA2023-TS2025 investointiosaan yhtenäiskoulun kalustamisen TS2025 yhteensä 1 000 000 euroa,
5. hyväksyä TA2023 rahoitusosaan muutetun pitkäaikaisen lainan lisäykseksi yhteensä 1 600 000 ja
6. valtuuttaa kunnanhallituksen toteuttamaan hankkeen kilpailutuksen.

Päätös Hyväksyttiin.

Merkittiin, että kokoukseen saapui tämän asian käsittelyn aikana klo 16.06 valtuuston puheenjohtaja Esko Tavia.

Merkittiin, että kokouksesta poistui tämän asian käsittelyn jälkeen klo 16.30 Hanna Tikka.

Kunnanvaltuusto 13.03.2023 § 10  

1277/02.08.00.01/2021  

Lisätietoaineisto Simon kouluinvestoinnin painelaskelma 31.1.2023

 Hankesuunnitelma 22.2.2023

Päätösehdotus Kunnanvaltuusto päättää
1. hyväksyä hankkeen taloudellisen painelaskelman investointipäätöksen pohjatiedoksi,
2. hyväksyä Simon yhtenäiskouluinvestoinnin hankesuunnitelman ja toteuttamisaikataulun,
3. hyväksyä TA2023-TS2025 investointiosan muutokset päivitetyn 11,20 milj. euron  hankesuunnitelman mukaisesti siten, että Aseman uusi kouluinvestointi:
TA2023 varataan 800 000 euroa,
TS2024 varataan 5 200 000 euroa ja
TS2025 varataan 5 200 000 euroa,
4. hyväksyä TA2023-TS2025 investointiosaan yhtenäiskoulun kalustamisen TS2025 yhteensä 1 000 000 euroa,
5. hyväksyä TA2023 rahoitusosaan muutetun pitkäaikaisen lainan lisäykseksi yhteensä 1 600 000 ja
6. valtuuttaa kunnanhallituksen toteuttamaan hankkeen kilpailutuksen.

Päätös Kunnanvaltuusto
1. hyväksyi hankkeen taloudellisen painelaskelman investointipäätöksen pohjatiedoksi,
2. hyväksyi Simon yhtenäiskouluinvestoinnin hankesuunnitelman ja toteuttamisaikataulun,
3. hyväksyi TA2023-TS2025 investointiosan muutokset päivitetyn 11,20 milj. euron hankesuunnitelman mukaisesti siten, että Aseman uuteen kouluinvestointiin:
TA2023 varataan 800 000 euroa,
TS2024 varataan 5 200 000 euroa ja
TS2025 varataan 5 200 000 euroa,
4. hyväksyi TA2023-TS2025 investointiosaan yhtenäiskoulun kalustamisen TS2025 yhteensä 1 000 000 euroa,
5. hyväksyi TA2023 rahoitusosaan muutetun pitkäaikaisen lainan lisäykseksi yhteensä 1 600 000 ja
6. valtuutti kunnanhallituksen toteuttamaan hankkeen kilpailutuksen. 

Merkittiin, että asiantuntijoina paikalla olivat Eero Laesterä, Heikki Loukusa, Hanna Tikka  ja Ilkka Soukka tämän asian käsittelyn aikana.

Merkittin ,että kokouksesta poistuivat tämän asian käsittelyn aikana
Eero Laesterä klo 20.01
Heikki Loukusa klo 20.22

Merkittiin lisäksi, että kokouksesta poistui tämän asian käsittelyn ja päätöksen teon jälkeen Hanna Tikka klo 20.32

Kunnanhallitus 17.04.2023 § 87  

1277/02.08.00.01/2021

Valmistelija Kunnanjohtaja Vivi Marttila, sivistystoimenjohtaja Hanna Tikka ja tekninen johtaja Ilkka Soukka:

Kunnanhallitus on kokouksessaan 27.3.2023 todennut valuuston päätöksen 13.3.2023 lailliseksi ja hyväksynyt investointipäätöksen täytäntöönpantavaksi.

Yhtenäiskouluhankkeen investointipäätöksen jälkeen hanketta on jatkettu suunnitelmien mukaisesti ja siirrytty kilpailutusvaiheeseen.

Markkinavuoropuhelu on pidetty 21.3.2023. 

Hankkeen ohjausryhmä ja poliittinen ohjausryhmä ovat kokoontuneet 3.4.2023 ja käsitelleet hankkeen jatkotoimenpiteitä sekä kilpailutusvaihetta.

Vuoden 2023 käyttösuunnitelman hankintaohjeistuksen mukaan yli 1,0 milj. euron hankintojen hankintakriteerit ja hankinta-asiakirjat tulee kunnanhallituksen päätettäväksi.

Suunnitellun hankeaikataulun mukaisesti Cloudia-ilmoitus ja alustava tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu 11.4.2023. Osallistumishakemusta/ alustavaa tarjouspyyntöä (esim. pisteytystä ja laskentapalkkiota) voidaan täydentää lisäkirjeellä kunnanhallituksen kokouksen (17.4) jälkeen aina 4.5 saakka.

Kilpailutusprosessi etenee seuraavasti:

Tarjoajien kysymysten esittäminen                   28.4.2023

Vastaukset kysymyksiin                                     4.5. 2023

Tarjoajien osallistumishakemusten jättö           11.5.2023

Poliittinen ohjausryhmä päätti 3.4.2023 kokouksessaan esittää kunnanhallitukselle hankkeen ohjausryhmän laajentamista ja lisätä jäseniksi kunnahallituksen puheenjohtajan ja kouluisännän.

Laajennettu ohjausryhmä olisi seuraava:

Hanna Tikka Simon kunta, sivistystoimenjohtaja, koulun rehtori

Ilkka Soukka Simon kunta, tekninen johtaja

Harri Posti Simon kunta, teknisen hallituksen edustaja

Lauri Niskala Simon kunta, kunnanhallituksen puheenjohtaja

Marja Kukkonen Simon kunta, apulaisrehtori

Tarja Leskinen Simon kunta, erityisopettaja

Sari Hekkanen-Olervo Simon kunta, lukion rehtori

Jouni Jaakkola Simon kunta, kouluisäntä

Vivi Marttila Simon kunta, kunnanjohtaja

Heikki Loukusa Welado Oy, projektipäällikkö

Lisäksi Weladolta osallistuu projekti-insinööri.

Sari Hekkanen-Olervon tilalla tulee osittain toimimaan apulaisrehtori

Lisätietoaineisto Cloudia-ilmoitus/ Osallistumispyyntö

 Osallistumishakemus

 Cloudia alustava tarjouspyyntö

 Poliittinen ohjausryhmän pöytäkirja nro 3 / 3.4.2023

Esittelijä Kunnanjohtaja Vivi Marttila

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää
1) hyväksyä laajennetun ohjausryhmän ja
2) hyväksyä Simon yhtenäiskoulun osallistumishakemuksen hankintakriteerit ja asiakirjat.

Päätös Kunnanhallitus
1) Hyväksyi laajennettuun ohjausryhmään seuraavat:

Hanna Tikka Simon kunta, sivistystoimenjohtaja, koulun rehtori
Ilkka Soukka Simon kunta, tekninen johtaja
Raimo Simoska, Simon kunta, teknisen lautakunnan puheenjohtaja
Lauri Niskala Simon kunta, kunnanhallituksen puheenjohtaja
Marja Kukkonen Simon kunta, apulaisrehtori
Tarja Leskinen Simon kunta, erityisopettaja
Sari Hekkanen-Olervo Simon kunta, lukion rehtori
Jouni Jaakkola Simon kunta, kouluisäntä
Vivi Marttila Simon kunta, kunnanjohtaja
Sampo Mäkelä, rakennustarkastaja-ympäristösihteeri
Heikki Loukusa Welado Oy, projektipäällikkö
Lisäksi Weladolta osallistuu projekti-insinööri.
Sari Hekkanen-Olervon tilalla tulee osittain toimimaan apulaisrehtori


2) Kunnanhallitus hyväksyi Simon yhtenäiskoulun osallistumishakemuksen hankintakriteerit ja asiakirjat


Merkittiin, että asiantuntijoina paikalla olivat Heikki Loukusa, Hanna Tikka, Ilkka Soukka ja Sampo Mäkelä tämän asian käsittelyn aikana. Heikki Loukusa saapui klo 16.45 ja poistui klo 18.15. Hanna Tikka saapui klo 16.55 ja poistui klo 18.15

Merkittiin, että pidettiin tauko klo 18:15-18.20

Kunnanhallitus 16.10.2023 § 262 

Valmistelija Kunnanjohtaja Vivi Marttila, sivistystoimenjohtaja Hanna Tikka ja tekninen johtaja Ilkka Soukka

Yhtenäiskoulun suunnittelua on jatkettu suunnitelman mukaisesti.

Simon yhtenäiskoulun kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn valittiin kilpailutuksen perusteella 2.6.2023 SRV-Rakennus Oy, YIT Oy ja Oulun Rakennusteho Oy.

Neuvottelukierros 1 on käyty kesäkuussa ja 2. neuvottelukierros elokuussa. Opettajakunta ja muu henkilökunta on osallistunut neuvottelumenettelyyn ja käynyt veso-päivissään suunnitelmia läpi. Kommentteja on otettu huomioon. Oppilaat ovat myös voineet neuvottelumenettelyn aikana kertoa mielipiteitään.

Ohjausryhmä on kokoontunut 7.6. ja 14.9. ja 3.10. Poliittinen ohjausryhmä on kokoontunut 5. kerran 28.8.2023.

Ohjausryhmä on käynyt läpi tarjouspyyntöasiakirjoja ja pisteytystä.

Hankkeessa on tilattu mm. E-luku ja elinkaaritarkastelu liittyen eri lämmitysvaihtoehtoihin hankkeen päätöksenteon sekä rahoitusvaihtoehtojen tueksi.

Kunnanhallitus on 28.6.2023 nimennyt Tapani Kuuselan Lauri Niskalan tilalle Simon koulutilojen parantaminen/Poliittinen ohjausryhmä ja  hankkeen ohjausryhmä (yhtenäiskoulu)

Kouluhankkeen seuraavat vaiheet

1. 11.-13.10. 3.neuvottelukierros rakennusyhtiöiden kanssa
2. 16.10. tarjouspyyntöjen esittely ja käsittely hallituksessa
3. 20.10. lopullinen tarjouspyyntö liikkeelle,
4. Tarjousten jättöaika 24.11.
5. Tarjousten avaus ja pisteytys 27.11.-1.12.
6. Hankintapäätös 4.12. kunnanhallituksessa
7. Hankintapäätös sähköisesti 5.12.2023
8. Hankintasopimuksen allekirjoitus 9.1.2024

Lisätietomateriaali  Tarjouspyyntöasiakirjat (ei julkinen)

Esittelijä Kunnanjohtaja Vivi Marttila

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä tarjouspyyntöasiakirjat.

Kokouksessa annettu muutettu päätösehdotus:

 Kunnanhallitus päättää hyväksyä tarjouspyyntöasiakirjat KVR-urakan kokonaiskustannusten osalta muutettuna.

Päätös Hyväksyttiin.

Merkittiin, että asiantuntijana paikalla oli etänä Heikki Loukusa. Lisäksi asiantuntijoina olivat paikalla tekninen johtaja Ilkka Soukka ja rakennustarkastaja-ympäristösihteeri Sampo Mäkelä. Heikki Loukusa saapui klo 17.00 ja poistui klo 17.45.

Kunnanhallitus 04.12.2023 § 307 

Valmistelija Kunnanjohtaja Vivi Marttila:

Yhtenäiskoulun hankintaprosessi on edennyt suunnitellussa aikataulussa.

Tarjouspyyntö julkaistiin rajoitettuna menettelynä neuvottelukierroksella mukana olleille 20.10. Tarjousten jättöaika päättyi 24.11. Ohjausryhmä kokoontui samoin 24.11. toteamaan saapuneet tarjoukset (tarjousten avauspöytäkirja).

Tarjousten avaus ja pisteytys on toteutettu 27.11.-1.12. ohjausryhmän toimesta. Poliittinen ohjausryhmä kokoontuu 1.12. ja antaa esityksen kunnanhallitukselle.

Hankintapäätös käsitellään 4.12. kunnanhallituksessa ja tavoitteena on tehdä hankintapäätös sähköisesti 5.12.2023. Hankintasopimuksen allekirjoitus on suunniteltu tapahtuvaksi 9.1.2024

Hankintapäätöksen asiakirjat toimitetaan kunnanhallitukselle kokoukseen.

Hankinta-asiakirjat sisältävät liikesalaisuuksia eivätkä näiltä osin ole julkisia (JulkL 24 § 17-kohta)

Lisätietoaineisto Tarjousten avauspöytäkirja

Esittelijä Kunnanjohtaja Vivi Marttila

Päätösehdotus Päätösehdotus tuodaan kokoukseen

Kokouksessa annettu päätösehdotus:

Asia jätetään pöydälle ja pidetään ylimääräinen hallituksen kokous.

Päätös Hyväksyttiin.

Merkittiin että Harri Posti poistui esteellisenä (osallisuusjäävi) tämän asian käsittelyn ja päätöksen teon ajaksi.

Merkittiin, että Helvi Hamari toimi pöytäkirjantarkastajana tämän asian ajan Postin tilalle.

Kunnanhallitus 11.12.2023 § 333 

Valmistelija Kunnanjohtaja Vivi Marttila

Poliittinen ohjausryhmä käsittelee asiaa 7.12.2023 ja tuo esityksen kunnanhallitukselle.

------

Poliitinen ohjausryhmä on kokoontunut 7.12.2023:

URAKOITSIJAN VALINTA

Hankinnasta on toimitettu kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn mukaan valituille tarjoajille 20.10.2023 päivätty tarjouspyyntö, joka on sisältänyt hankekohtaiset tarjouspyyntöasiakirjat tarjouksen jättämistä varten.

Tarjouksen jättöpäivä on ollut 24.11.2023 kello 12:00 mennessä sähköiseen tarjouspyyntöpalveluun SokoBid. Kaksi neuvotteluihin osallistunutta toimijaa jätti tarjouksen; Oulun Rakennusteho Oy ja SRV Rakennus Oy.

Tarjousten vertailuperusteena oli kokonaisedullisuus, jossa laatupisteiden osuus oli 40 % ja tarjoushinnan osuus 60 %.

Tarjoukset käsiteltiin kahden kuoren menettelyllä. Tarjousten laatuarvioinnin suoritti tilaajan ohjausryhmä  yhdessä Welado Oy:n ja poliittisen ohjausryhmän kanssa. Laatuarvioinnista on laadittu erilliset pöytäkirjat.

Tarjousten vertailutaulukko laatu- ja hintapisteineen on esitetty laajempana liitteessä 1 (ei julkinen).

Julkista hankintaa koskevat osallistumishakemukset, tarjoukset sekä muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat salassa pidettävää tietoa lukuun ottamatta julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty (Julkisuuslaki 7 § 2 momentti).

Tarjouksien laatu- ja hintapisteiden perusteella todettiin, että kokonaisedullisimman hyväksytyn tarjouksen jätti Oulun Rakennusteho Oy, jonka tarjouksen kokonaispisteet olivat 175,89 ja tarjouksen hinta
oli 10 950 000,000 € alv 0 %.

Tehtyyn arviointiin ja vastaanotettuun tarjoukseen pohjautuen poliittinen ohjausryhmä esittää valittavaksi Oulun Rakennusteho Oy:tä suorittamaan hankkeen KVR-urakointi tarjoukseen perustuen.

Neuvottelukierroksella mukana olleelle ja hyväksytyn tarjouksen jättäneelle SRV Rakennus Oy:lle maksetaan sovitun mukainen tarjouspalkkio 15 000

 e.

Hankinnan aikataulu on päivitetty seuraavaksi:

Kunnanhallituksen kokous 11.12.2023

Hankintapäätös sähköisesti 11.12.2023

Odotusaika 12. - 25.12.2023 (14 pv)

Selonotto/urakkaneuvottelu 3.1.2024

Sopimuskatselmus 15.1.2024

Sopimuksen allekirjoitus 16.1.2024

Lisätietoaineisto Tarjousten avauspöytäkirja

Tarjousten hintaosien avauspöytäkirja

Tarjousten pisteytys Rakennusteho Oy (liikesalaisuus)

Tarjousten pisteytys SRV Rakennus Oy (liikesalaisuus)

Esittelijä Kunnanjohtaja Vivi Marttila

Päätösehdotus Päätösehdotus tuodaan kokoukseen.

Muutettu päätösehdotus

Kunnanhallitus päättää hyväksyä poliittisen ohjausryhmän esityksen ja päivitetyn aikataulun ja päättää

1. valita Simon yhtenäiskoulun urakoitsijaksi kokonaisedullisimman tarjouksen tehneen Oulun Rakennusteho Oy:n. Tarjouksen kokonaispisteet olivat 175,89 ja tarjouksen hinta oli 10 950 000,00 € alv 0 %.
2. valtuuttaa kunnanjohtajan ja kunnanhallituksen puheenjohtajan allekirjoittamaan KVR-urakkasopimuksen Oulun Rakennusteho Oy:n kanssa hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi ja
3. maksaa neuvottelukierroksella mukana olleelle ja hyväksytyn tarjouksen jättäneelle SRV Rakennus Oy:lle sovitun tarjouspalkkion

15 000 euroa.

Päätös Hyväksyttiin.

Merkittiin, että asiantuntijoina paikalla olivat tämän asian käsittely ajan
* Welado Oy:stä Heikki Loukusa
* Welado Oy:stä Tiina Alaruikka
* tekninen johtaja Ilkka Soukka
* sivitystoimenjohtaja Hanna Tikka
Asiantuntijat poistuvat kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 11.55.

Kunnanhallitus 22.01.2024 § 23  

1277/02.08.00.01/2021  

Valmistelija Kunnanjohtaja Vivi Marttila

Hankkeen sopimuskatselmus on pidetty 15.1.2024 ja urakkasopimus on allekirjoitettu 16.1.2024.

Työmaakokous on hankkeen tilaajan ja toteutusorganisaation välinen tilaisuus, jossa käydään läpi työmaan kustannus-, aikataulu-, sopimus- ja muita asioita (RT 16-10837). Työmaakokouksiin osallistuu urakoitsijan lisäksi yleensä teknisen toimen edustaja/edustajat, tilaajan/käyttäjän edustaja. Kaikkien läsnäolo ei ole välttämätöntä hankkeen kaikissa työmaakokouksissa.

Lisätietoaineisto KRV-urakkasopimus 16.1.2024 (luottamuksellinen)

Yleisaikataulutussuunnitelma Simon yhtenäiskoulu

Maksuerätaulukko Simon yhtenäiskoulu

Esittelijä Kunnanjohtaja Vivi Marttila

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää merkitä tiedoksi urakkasopimuksen, yleisaikataulutussuunnitelman ja maksuerätaulukon.

Lisäksi kunnanhallitus päättää nimetä hankkeen työmaakokouksiin:
teknisen lautakunnan puheenjohtajan
teknisen johtajan
rakennustarkastaja-ympäristösihteerin
Welado Oy:n edustajat
rehtori-sivistystoimenjohtajan käyttäjäasioissa ja tarvittaessa sekä
kiinteistötyönjohtajan tarvittaessa.

Päätös Hyväksyttiin.